Austin Radiological Association
Der Cincinnati Zoo ist ein zoologischer Park von Weltrang.
Bei der Automatisierung des Cash-Managements ist der Cincinnati Zoo & Botanical Garden führend in seiner Branche
Geschäftsziele
Diese Veränderung kam zustande, als die ARA ein neues System zur Patientenschätzung (PES) einführte und es mit ihrer Terminplanungssoftware verknüpfte. Das PES-System verarbeitet die Leistungen, Gebühren und Zahlungen der Patienten und ermittelt Posten wie Selbstbehalte, Krankenversicherungsschutz, Zuzahlungen und frühere Salden. Zudem werden neue Kosten ermittelt, die Patienten bei einem Klinikbesuch entstehen könnten. Mit diesem neuen System wissen die Patienten, wie hoch ihre Selbstbeteiligung für den Besuch der Klinik ist und welche weiteren Kosten auf sie zukommen, die sie an der Rezeption bezahlen können. Das PES-System rationalisierte die Rechnungsstellung, erhöhte aber zugleich die Bargeldeingänge, was die Herausforderungen des bestehenden Cash-Management-Systems der ARA noch vergrößerte. Die ARA beschloss, dass eine Veränderung notwendig war, und stellte ein Managementteam zusammen, das den Auswahlprozess leitete. Sie baten Brink's, ihr derzeitiges System zu überprüfen und Empfehlungen abzugeben. Brink's bewertete den gesamten Betrieb der ARA und empfahl dann den CompuSafe Service, der einen intelligenten Tresor, eine Einlagenverarbeitung und -konsolidierung, webbasierte Berichterstellung und eine beschleunigte Kreditvergabe bietet.
Herausforderungen
- Mehr Selbstzahler durch höhere Zuzahlungen und Selbstbeteiligungen.
- Deutlicher Anstieg an Barzahlungen bei Gesundheitsdienstleistern.
Lösungen
- Im Mittelpunkt der CompuSafe-Lösung der ARA steht der Tidel Smart Safe der Serie 3
- Der smarte Tresor der Serie 3 bietet eine einfache Möglichkeit zur sicheren und automatischen Einzahlung von Bargeld am POS
- Er verfügt über eine 7-Zoll-Farbkonsole, ein Menü mit einfacher Navigation und einen Prüfer für Einzelbanknoten, der mit einer Kassette für bis zu 1.200 Banknoten verbunden ist.
- Der Smart Safe der Serie 3 bietet dank seiner Netzwerk-Konnektivität einen vollständigen Überblick über alle Systemtransaktionen von einem zentralen Standort aus
Resultate
Ein gutes Gefühl
Die intelligenten Tresore der Serie 3 bieten dem Personal der ARA einen sicheren Ort zur Verwahrung der Einlagen, wodurch der Transport von Bargeld entfällt und damit das Risiko für die Mitarbeiter reduziert wird.
Verbesserte Sicherheit
Mit den intelligenten Tresoren der Serie 3 hat die ARA den Schutz vor gefälschten Banknoten verbessert, Kassendifferenzen reduziert und die Erstellung von Echtzeit-Berichten an die Bank für die täglichen Einzahlungsgutschriften sichergestellt.
Effizienter Betrieb
Die ARA hat die Bargeldbearbeitung rationalisiert und spart Zeit und Kosten für das Zählen von Bargeld und die Wartung von Firmenfahrzeugen ein, während das Personal sich produktiveren Aufgaben widmen kann.
Hintergrund
Jedes ambulante Bildgebungszentrum der ARA verfügte über eine Geldkassette, in die das Personal das Wechselgeld einzahlte und die Zahlungen bis zur Schließung aufbewahrte. Das Bargeld wurde anschließend in einem Tresor aufbewahrt, bis es einmal wöchentlich von einem Kurier der Buchhaltungsabteilung der ARA abgeholt wurde, der die Einlagen aller Zentren auf einmal abholte. Am Ende dieser Fahrt hatte der Kurier einen erheblichen Bargeldbetrag bei sich.
„Jeder Standort hatte einen detaillierten Abschlussprozess zum täglichen Abgleich des Geldes, was bis zu 20-30 Minuten dauern konnte“, sagt Leslie Ockman, Controller bei der ARA. „Das Geld wurde vom Buchhaltungskurier nachgezählt, um sicherzustellen, dass das abgeholte Bargeld mit der Quittung der
Klinik übereinstimmte. Etwaige Abweichungen mussten geklärt werden.“
Nachdem der Kurier in die Geschäftsstelle zurückgekehrt war, wurde das Bargeld in einem ARA-Einwurftresor verwahrt. Die ARA konsolidierte das Geld, glich die Einzahlungen ab und brachte das Bargeld zur Einzahlung zur Bank. Das
Bargeld verblieb oft mehrere Tage im Tresor, bevor es eingezahlt wurde. In der Hauptsaison konnte sich die Einzahlung sogar noch weiter verzögern, sodass der Bargeldbestand anstieg.
„Unsere Mitarbeiter in der Buchhaltung mussten zu 17 Standorten fahren, was keine produktive Nutzung ihrer Arbeitszeit war“, sagt Ockman. „Hinzu kamen die Kosten für den Unterhalt eines Fahrzeugs, das für die Kurierfahrten verwendet wurde.“
Die Herausforderung
Das Cash-Management-System der ARA war funktionierte zwar gut, die Hauptsorge des Unternehmens war aber das Risiko, dem das Personal beim Transport des Bargelds ausgesetzt war.
„Die Sicherheit der Mitarbeiter war uns immer ein wichtiges Anliegen“, so Ockman. „Unsere Mitarbeiter waren beim Transport des Bargelds während des gesamten Prozesses einem Risiko ausgesetzt. Gelegentlich konnten die Patienten in der Klinik das Bargeld sehen, wenn es an den Kurier übergeben wurde. Auch für unsere Mitarbeiter bestand beim Transport des Geldes von einer Klinik zur anderen ein Risiko. Wir wussten, dass wir etwas ändern mussten, um diese Risiken zu minimieren.“
„Das neue Cash-Management-System ist eine positive Veränderung und wird ein integraler Bestandteil unserer Kliniken sein, während wir weiter expandieren.“
Die Lösung
Aufgrund der höheren Bargeldmengen haben Organisationen im Gesundheitswesen mit den gleichen Herausforderungen zu kämpfen wie andere Einzelhandelsunternehmen — das Bargeld effizient und effektiv zu verwalten. Dieser Herausforderung sah sich die Austin Radiological Association (ARA) kürzlich in Bezug auf den Umgang mit ihren bar zahlenden Patienten gegenüber. Der CompuSafe-Service von Brink’s, der auf Tidels Serie 3-Lösung basiert, half der ARA, ihr Cash-Management-System zu einem leistungsfähigen Werkzeug für das Unternehmen machen, das den Cashflow optimiert — das liegt zum großen Teil an der Fähigkeit des CompuSafe-Programms, die Effizienz des Cash-Managements zwischen dem POS-System der ARA und ihrer Bank zu verbessern.
Kundenvorteile
- Ein sicherer Ort für das Personal zur Verwahrung der Einlagen des Bildgebungszentrums
- Die Mitarbeitersicherheit wird verbessert und der öffentliche Zugang zu Bargeld verringert.
- ARA verbessert Schutz vor Falschgeld
- Tresore verfügen über integrierte Echtzeit-Berichtsfunktionen für die Bank
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