Austin Radiological Association

Tidel Smart Safe proporciona tranquilidad a Austin Radiological Assoc.

El aumento del consumidor de autopago ha impulsado los pagos en efectivo en los proveedores de servicios de salud.

Objetivos empresariales

Ese cambio se produjo cuando ARA introdujo un nuevo sistema de estimación de pacientes (PES, por sus siglas en inglés) y lo interconectó con su software de programación. El PES procesa las prestaciones asistenciales, los cargos y los pagos de los pacientes, identificando elementos como franquicias, cobertura del seguro médico, copagos y saldos antiguos. También identifica cualquier cargo nuevo que los pacientes puedan tener cuando visitan una clínica. Con este nuevo sistema, los pacientes saben cuáles son sus costos de bolsillo por la visita y qué otros cargos deben, y que pueden pagar en la ventanilla de recepción durante su visita. Si bien el PES agilizó las actividades de estimación de facturas, aumentó las recaudaciones de efectivo, incrementando los desafíos con el sistema de gestión del efectivo existente de ARA. ARA decidió que era el momento de hacer un cambio y reunió a un equipo directivo para encabezar el proceso de selección. Invitaron a Brink a revisar su sistema actual y hacer recomendaciones. Brink evaluó toda la operación de ARA antes de recomendar su servicio CompuSafe, que incluye una caja fuerte inteligente, procesamiento y consolidación de depósitos, creación de informes basados en la web y crédito acelerado.

Retos

Aumentar los consumidores «de autopago» debido a un incremento de los copagos y las franquicias.
Aumento significativo de los pagos en efectivo en las instalaciones de los proveedores sanitarios.

Soluciones

La solución CompuSafe de ARA se centra en la caja fuerte inteligente Serie 3 de Tidel
La caja fuerte inteligente de la Serie 3 ofrece una forma sencilla de depositar efectivo de forma segura y automática en el punto de venta.
Dispone de una consola en color de 7 pulgadas, navegación sencilla por el menú y un validador de billetes individuales conectado a un cajetín con capacidad para hasta 1200 billetes.
La caja fuerte inteligente de la Serie 3 proporciona una visibilidad completa de todas las transacciones del sistema desde una ubicación centralizada gracias a su conectividad de red

Resultados

Tranquilidad

Las cajas fuertes inteligentes de la Serie 3 proporcionan a los empleados de ARA un lugar seguro para guardar los depósitos, eliminando la necesidad de tener que transportar dinero en efectivo y reduciendo el riesgo de los empleados.

Refuerzo de la seguridad

Con las cajas fuertes inteligentes de la Serie 3, ARA ha mejorado la protección contra los billetes falsos, ha reducido las discrepancias de efectivo y ha garantizado la información en tiempo real con el banco para los abonos diarios de los depósitos.

Eficiencia operativa

ARA ha racionalizado el manejo de efectivo, ahorrando tiempo y costos asociados al recuento de efectivo y al mantenimiento de los vehículos de la empresa, al tiempo que reasigna mano de obra a tareas más productivas.

Contexto

Cada centro ambulatorio de diagnóstico por imagen de ARA tenía una caja registradora que los empleados utilizaban para hacer el cambio y almacenar los pagos hasta el cierre. A continuación, el efectivo se guardaba en una caja fuerte hasta que el mensajero del departamento de contabilidad de ARA lo recogía una vez a la semana, recogiendo los depósitos de todos los centros en una sola tirada. Al final del recorrido, el mensajero tenía en su poder una importante cantidad de efectivo.

"Cada centro tenía un proceso de cierre detallado que ejecutaba para cuadrar el dinero diariamente, lo que podía llevar más de 20-30 minutos", dice Leslie Ockman, interventora de ARA. "El mensajero contable volvía a contar el dinero para asegurarse de que el efectivo recogido coincidía con el recibido de la clínica. Cualquier discrepancia tendría que resolverse".

Cuando el mensajero regresaba a la oficina, el dinero se guardaba en una caja fuerte de ARA. ARA reunía el dinero, cuadraba los depósitos y transfería el efectivo al banco para su ingreso. A menudo, el efectivo permanecía en la caja fuerte varios días antes de ser ingresado, y podía retrasarse aún más en temporadas de mucho trabajo, lo que aumentaba el volumen de efectivo en caja.

"Utilizar a nuestros empleados de contabilidad para que condujeran a 17 lugares no era un uso productivo de su tiempo", dice Ockman. "Además, teníamos que gestionar los gastos asociados al mantenimiento de un vehículo para los recorridos de recogida".

Reto

Aunque el sistema de gestión de efectivo de ARA era adecuado, el riesgo que corrían los empleados al transportar el efectivo era una de las principales preocupaciones de la empresa.

"La seguridad de los empleados siempre fue una de nuestras principales preocupaciones", afirma Ockman. "Nuestros empleados estaban expuestos a riesgos al transportar el dinero durante todo el proceso. En ocasiones, los pacientes estaban a la vista del dinero en la clínica mientras se transfería al mensajero. Nuestros empleados también corrían riesgos al transportar el dinero de una clínica a otra. Sabíamos que teníamos que hacer un cambio para minimizar nuestros riesgos".

"El nuevo sistema de gestión de efectivo es un cambio bienvenido y será un componente integral de nuestras clínicas a medida que continuemos expandiéndonos"

Solución

Debido a la mayor afluencia de efectivo, las organizaciones sanitarias se han encontrado con los mismos problemas de efectivo que otras organizaciones minoristas: cómo gestionarlo de forma eficiente y eficaz. Ese es el reto empresarial al que se enfrentó recientemente la Austin Radiological Association (ARA) con la forma en que gestionaba el pago en efectivo a sus pacientes. El Brink's CompuSafe ServiceÒ, impulsado por la solución Serie 3 de Tidel, ayudó a ARA a transformar su sistema de gestión de efectivo en un potente activo corporativo que está optimizando el flujo de caja, gracias en gran parte a la capacidad del programa CompuSafeÒ para impulsar la eficiencia de la gestión de efectivo entre el sistema de punto de venta de ARA y su banco.

Beneficios para el cliente

Simplificación

Proporcionar un lugar seguro para que los empleados guarden los depósitos del centro de imágenes.
Esto mejorará la seguridad de los empleados y reducirá el acceso del público al dinero en efectivo