Austin Radiological Association
La smart safe Tidel offre tranquillità all’Austin Radiological Assoc.
L'aumento dei consumatori self-pay ha incrementato i pagamenti in contanti presso i fornitori di servizi sanitari.
Obiettivi aziendali
Questo cambiamento è arrivato insieme al nuovo sistema di valutazione dei pazienti (PES) che ARA ha interfacciato con il software di programmazione. Il PES elabora le prestazioni, i costi e i pagamenti dei pazienti, individuando voci come franchigie, copertura assicurativa sanitaria, co-pagamenti e vecchi saldi. Inoltre, identifica eventuali nuovi costi che i pazienti potrebbero sostenere quando visitano una clinica. Con questo nuovo sistema, i pazienti sanno quali sono i costi vivi per la visita e quali altre spese devono sostenere e possono pagare alla reception durante la visita. Se da un lato il PES ha semplificato le attività di valutazione delle fatture, dall'altro ha aumentato gli incassi e quindi le sfide per il sistema di gestione del contante esistente di ARA. Appurato che era necessario un cambiamento, ARA ha riunito un team di gestione per guidare il processo di selezione. Ha invitato Brink's a rivedere il suo sistema attuale e a fornire raccomandazioni. Brink's ha valutato l'intera operazione di ARA prima di raccomandare CompuSafe Service, una soluzione che include una Smart Safe, l'elaborazione e il consolidamento dei depositi, il reporting su base web e l’accredito accelerato.
Sfide
- Più consumatori “self-pay” a causa di costi aggiuntivi e franchigie più elevati.
- Notevole aumento dei pagamenti in contanti nelle strutture sanitarie.
Soluzioni
- La soluzione CompuSafe di ARA è incentrata sulla Smart Safe Tidel Serie 3.
- La Smart Safe Serie 3 consente di depositare il contante nel punto vendita in modo semplice, sicuro e automatico.
- Comprende una consolle a colori da 7”, un menu di facile navigazione e un validatore di banconote singole collegato a una cassetta che contiene fino a 1.200 banconote.
- La Smart Safe Serie 3 permette di vedere tutte le transazioni di sistema da una postazione centralizzata grazie alla connettività di rete.
Risultati
Tranquillità
Le Smart Safe Serie 3 offrono ai dipendenti di ARA un luogo sicuro dove conservare i depositi, eliminando la necessità di trasportare contanti e riducendo i rischi correlati.
Maggiore sicurezza
Con le Smart Safe Serie 3, ARA ha migliorato la protezione contro le banconote false, ha ridotto le discrepanze di cassa e ha garantito un reporting in tempo reale con la banca per gli accrediti dei depositi giornalieri.
Efficienza operativa
ARA ha snellito la gestione del contante, risparmiando tempo e denaro per il conteggio del contante e la manutenzione dei veicoli aziendali, e riallocando il personale su attività più produttive.
Contesto
Ogni centro di diagnostica per immagini ambulatoriale di ARA disponeva di una cassetta per i contanti che i dipendenti utilizzavano per cambiare e conservare i pagamenti fino alla chiusura. Il contante veniva poi conservato in una cassaforte fino a quando non veniva ritirato dal corriere dell'ufficio contabilità di ARA una volta alla settimana, che raccoglieva i depositi di tutti i centri in un'unica corsa. Alla fine della corsa, il corriere era in possesso di una notevole quantità di contanti.
“Ogni sede aveva un processo di chiusura dettagliato per bilanciare il denaro ogni giorno, che poteva richiedere fino a 20-30 minuti per essere completato”, spiega Leslie Ockman, Controller di ARA. “Il denaro veniva ricontato dal corriere contabile per assicurarsi che il denaro prelevato corrispondesse a quello ricevuto dalla clinica. Eventuali discrepanze devono essere risolte”.
Dopo che il corriere tornava all'ufficio commerciale, il denaro veniva conservato in una cassaforte di ARA. ARA consolidava il denaro, bilanciava i depositi e trasferiva il contante in banca per il deposito. Spesso il contante rimaneva nella cassaforte per diversi giorni prima di essere depositato, e poteva ritardare ulteriormente durante le stagioni più intense, aumentando il volume del contante in mano.
“Utilizzare i nostri dipendenti della contabilità per recarsi in 17 sedi non era un uso produttivo del loro tempo”, spiega Ockman. “Inoltre, dovevamo gestire le spese associate al mantenimento di un veicolo per le corse di raccolta”.
Problema
Sebbene il sistema di gestione del contante di ARA fosse adeguato, il rischio per i dipendenti durante il trasporto del contante era una preoccupazione primaria per l'azienda.
“La sicurezza dei dipendenti è sempre stata una delle nostre principali preoccupazioni”, ha dichiarato Ockman. “I nostri dipendenti erano esposti al rischio di trasportare il denaro durante tutto il processo. A volte i pazienti erano in vista del denaro in clinica mentre veniva trasferito al corriere. I nostri dipendenti erano a rischio anche nel trasporto del denaro da una clinica all'altra. Sapevamo di dover cambiare per ridurre al minimo i rischi”.
“Il nuovo sistema di gestione del contante è un cambiamento gradito e sarà una componente integrante delle nostre cliniche mentre continuiamo ad espanderci”.
Soluzione
A causa del maggiore afflusso di denaro contante, le organizzazioni sanitarie si sono trovate ad affrontare gli stessi problemi di cassa di altre organizzazioni di vendita al dettaglio: come gestirli in modo efficiente ed efficace. Questa è la sfida commerciale che l'Associazione Radiologica di Austin (ARA) ha recentemente affrontato con il modo in cui gestiva i pazienti che pagavano in contanti. Il servizio CompuSafe di Brink's, alimentato dalla soluzione Serie 3 di Tidel, ha aiutato ARA a trasformare il suo sistema di gestione del contante in una potente risorsa aziendale che sta ottimizzando il flusso di cassa, in gran parte grazie alla capacità del programma CompuSafeÒ di promuovere l'efficienza della gestione del contante tra il sistema del punto vendita di ARA e la sua banca.
Vantaggi per i clienti
Semplificazione
- Fornire ai dipendenti un luogo sicuro dove conservare i depositi del centro di imaging.
- Questo migliorerà la sicurezza dei dipendenti e ridurrà l'accesso del pubblico ai contanti.
Ottimizzazione
- ARA ha migliorato la protezione contro le banconote false.
Eccellenza
- Le casseforti sono integrate con funzionalità di reporting in tempo reale con la banca.
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