Austin Radiological Association
Les coffres-forts intelligents Tidel offre la tranquillité d’esprit à Austin Radiological Assoc.
L'augmentation du nombre de personnes assumant elles-mêmes les coûts de leurs soins a accru les paiements en espèces auprès des prestataires de services de santé.
Objectifs d'affaires
Ce changement est intervenu lorsque l'ARA a mis en place un nouveau système d'estimation des patients (PES) et l'a intégré à son logiciel de planification. Le PES traite les prestations, les frais et les paiements des patients, en mettant en évidence des éléments tels que les franchises, la couverture de l'assurance maladie, les quotes-parts et les anciens soldes. Ce système identifie également les nouveaux frais que les patients pourraient devoir payer lors de leur visite à la clinique. Grâce à cette innovation, les patients sont informés du montant de leur participation aux frais pour la visite et des autres frais à régler, ce qui peut être effectué à l'accueil pendant leur visite. Bien que le PES ait simplifié les processus d'estimation des factures, il a également augmenté les encaissements, exacerbant ainsi les difficultés liées au système de gestion des espèces existant de l'ARA. L’ARA a décidé de prendre des mesures pour remédier à la situation et a formé une équipe de direction pour mener à bien ce processus de sélection. Ils ont invité Brink's à examiner leur système actuel et à formuler des recommandations. Avant de recommander son service CompuSafe à l’ARA, Brink's a effectué une évaluation complète de toutes les opérations de l'entreprise. Ce service comprend un coffre-fort intelligent, le traitement et la consolidation des dépôts, des rapports en ligne et un crédit accéléré.
Défis
- Augmentation du nombre de consommateurs en paiement en libre-service en raison de franchises et de quotes-parts plus élevées.
- Augmentation significative des paiements en espèces chez les prestataires de soins de santé.
Solutions
- La solution CompuSafe d’ARA est centrée sur le coffre-fort intelligent Tidel Series 3.
- Le coffre-fort intelligent de la série 3 offre un moyen simple de déposer de l’argent en toute sécurité et automatiquement au point de vente.
- Il dispose d’une console couleur de 7 pouces et offre une navigation facile dans les menus et un validateur de billets unique connecté à une cassette pouvant contenir jusqu’à 1 200 billets.
- Le coffre-fort intelligent Series 3 offre une visibilité totale sur toutes les transactions du système à partir d’un emplacement centralisé grâce à sa connectivité réseau.
Résultats
Tranquillité d’esprit
Les coffres intelligents de la série 3 offrent aux employés d'ARA un endroit sécurisé pour stocker les dépôts, éliminant ainsi le besoin de transporter de l'argent et réduisant les risques pour les employés.
Sécurité renforcée
Grâce aux coffres intelligents de la série 3, ARA a amélioré la protection contre les billets contrefaits, réduit les écarts de trésorerie et assuré un reporting en temps réel avec la banque pour le crédit des dépôts quotidiens.
Efficacité opérationnelle
ARA a rationalisé la gestion des espèces, économisant du temps et des coûts liés au comptage de l'argent et à l'entretien des véhicules de l'entreprise, tout en réallouant la main-d'œuvre à des tâches plus productives.
Contexte
Chaque centre d'imagerie ambulatoire d'ARA disposait d'une caisse que les employés utilisaient pour rendre la monnaie et stocker les paiements jusqu'à la fermeture. L'argent était ensuite stocké dans un coffre-fort jusqu'à ce que le coursier du service comptable d'ARA vienne le chercher une fois par semaine pour collecter les dépôts de tous les centres en une seule fois. À la fin de la tournée, le coursier était en possession d'une importante somme d'argent.
« Chaque site avait un processus de clôture détaillé qu'il exécutait pour équilibrer l'argent quotidiennement, ce qui pouvait prendre jusqu'à 20-30 minutes », explique Leslie Ockman, contrôleur de gestion d'ARA. « L'argent était recompté par le coursier comptable pour s'assurer que l'argent récupéré correspondait au reçu de la clinique. Tout écart doit être résolu ».
Après le retour du coursier au bureau d'affaires, l'argent était stocké dans un coffre-fort de l'ARA. ARA consolidait l'argent, équilibrait les dépôts et transférait l'argent à la banque pour qu'il y soit déposé. L'argent restait souvent dans le coffre pendant plusieurs jours avant d'être déposé, et pouvait être retardé encore plus pendant les périodes de forte activité, ce qui augmentait le volume de l'argent en caisse.
« Le fait d'obliger nos employés de la comptabilité à se rendre sur 17 sites n'était pas une utilisation productive de leur temps », explique M. Ockman. « En outre, nous devions gérer les dépenses liées à l'entretien d'un véhicule pour les tournées de collecte.
Le défi
Si le système de gestion des liquidités d'ARA était adéquat, les risques encourus par les employés lors du transport des liquidités constituaient une préoccupation majeure pour la société.
« La sécurité des employés a toujours été une préoccupation majeure pour nous », a déclaré M. Ockman. « Nos employés étaient exposés à des risques lors du transport de l'argent tout au long du processus. Il arrivait que des patients soient en présence de l'argent à la clinique pendant qu'il était transféré au coursier. Nos employés couraient également des risques en transportant l'argent d'une clinique à l'autre. Nous savions que nous devions changer les choses pour minimiser les risques.
« Le nouveau système de gestion des liquidités est un changement bienvenu et fera partie intégrante de nos cliniques à mesure que nous poursuivons notre expansion ».
La solution
En raison de l'afflux plus important d'argent liquide, les organismes de santé se sont retrouvés confrontés aux mêmes problèmes de trésorerie que les autres organisations de vente au détail : comment les gérer de manière efficace et efficiente. C'est le défi que l'Austin Radiological Association (ARA) a récemment dû relever dans la gestion de ses patients payés en espèces. Le service CompuSafeÒ de Brink's, alimenté par la solution Series 3 de Tidel, a aidé ARA à transformer son système de gestion des espèces en un puissant atout d'entreprise qui optimise les flux de trésorerie, en grande partie grâce à la capacité du programme CompuSafeÒ à améliorer l'efficacité de la gestion des espèces entre le système de point de vente d'ARA et sa banque.
Avantages pour le client
Simplification
- Fournir aux employés un endroit sûr pour stocker les dépôts du centre d'imagerie.
- Cela améliorera la sécurité des employés et réduira l'accès du public à l'argent liquide.
Optimisation
- ARA a renforcé sa protection contre les faux billets.
Excellence
- Les coffres-forts sont intégrés avec des capacités de rapport en temps réel avec la banque.
Découvrir d'autres témoignages de réussite
Flynn Restaurant Group
Les coffres-forts intelligents Tidel aident FRG dans la restauration
Les coffres-forts intelligents de Tidel améliorent considérablement la gestion des espèces dans toute l'organisation, offrant des avantages significatifs aux franchises et à FRG.
Netto
Créer un système de gestion des espèces sécurisé et efficace avec un retour sur investissement prouvé
Comment SafePay a permis une automatisation sécurisée et efficace des espèces avec un retour sur investissement prouvé
Walton EMC Company
La transformation de Walton EMC avec les coffres-forts intelligents Tidel
Amélioration de la sécurité et de l’efficacité en gestion des espèces