Walton EMC Company
La transformation de Walton EMC avec les coffres-forts intelligents Tidel
Amélioration de la sécurité et de l’efficacité en gestion des espèces
Objectifs d'affaires
Automatiser et améliorer la sécurité et l'efficacité des processus de gestion des espèces pour Walton EMC, réduisant ainsi les risques pour les employés manipulant de grandes quantités d'espèces.
Défis
- Le traitement quotidien de volumes importants de transactions en espèces était fastidieux et chronophage.
- Risques de sécurité pour le personnel effectuant des trajets réguliers à la banque.
- Le manque de régularité et d’efficacité du service de transport de fonds provoquait des retards et des risques en matière de sécurité.
Solutions
- Déploiement de coffres-forts intelligents Tidel Series 4e dans chaque centre de paiement, automatisation de la gestion des espèces, manipulation des espèces sécurisée et la fourniture immédiate de change.
Résultats
Installation fluide
Les coffres-forts intelligents Tidel Series 4e ont été installés de manière transparente dans trois centres de paiement.
Sécurité accrue
La sécurité des employés s’est améliorée, éliminant ainsi le besoin de se rendre chaque jour à la banque.
Efficacité opérationnelle optimisée
L’accélération du traitement des espèces et la réduction des risques ont permis d’améliorer le service à la clientèle et l’efficacité opérationnelle globale.
Contexte
Walton Electric Membership Corporation (EMC) est une coopérative de services publics de Géorgie qui appartient à ses clients. Figurant parmi les principales coopératives du sud, cette organisation à but non lucratif dessert les clients résidentiels et les petites entreprises dans le nord-est de l'État, notamment dans les comtés de Walton, Athens-Clarke, Barrow, DeKalb, Greene, Gwinnett et Morgan. La coopérative fournit également des services aux grands clients commerciaux et industriels, quelle que soit leur localisation.
Au total, Walton compte plus de 125 000 clients, 259 employés et près de 7 000 miles de lignes sous tension.
Walton EMC est également la société mère de Walton Gas, qui dessert plus de 73 000 clients en gaz naturel dans tout l'État de Géorgie, et de Walton EMC Cooperative Solar, qui possède deux fermes solaires produisant environ 3,5 mégawatts d'électricité solaire pour ses membres.
Avec des centres de paiement à Monroe, Watkinsville et Snellville, Walton est l'une des 38 coopératives de Géorgie qui forment Green Power EMC, un consortium qui utilise l'énergie solaire, l'hydroélectricité à faible impact et la biomasse pour produire de l'électricité.
Réputée pour son service clientèle exceptionnel, ses employés compétents et son engagement envers la communauté, Walton EMC a été classée au premier rang en matière de satisfaction de la clientèle pour le service de gaz naturel résidentiel trois années de suite. Elle a également été classée au premier rang de la satisfaction de la clientèle parmi les services publics de taille moyenne du sud en 2014 par J.D. Power & Associates.
Le défi
Importance des clients qui paient en espèces
Walton EMC s'adresse à une part importante de clients qui préfèrent payer en espèces dans ses centres de paiement situés à des endroits stratégiques. Cette préférence se traduit par un volume quotidien important de liquidités à déposer, ce qui pose des problèmes de gestion et soulève des inquiétudes quant à la sécurité des employés lors de la manipulation et de la mise en banque de ces importantes sommes d'argent.
Inquiétude quant à la sécurité des employés
Pour renforcer la sécurité, Walton a d'abord utilisé un service de transport de fonds pour des dépôts plus sûrs, ce qui, tout en réduisant l'exposition, a entraîné des problèmes de fiabilité et limité l'accès aux espèces jusqu'à l'encaissement. Ces difficultés ont mis en évidence la nécessité d'une solution plus efficace, ce qui a incité Walton EMC à explorer des systèmes avancés de gestion des espèces pour protéger les employés et rationaliser les opérations.
« En tant qu'entreprise, nous avons apprécié le surcroît de sécurité qu'offre ce système. Nous n'avons plus besoin qu'un employé se rende à la banque. Désormais, tout ce que nos directeurs ont à faire, c'est de remettre les dépôts à Loomis lorsqu'ils arrivent pour leur enlèvement. En outre, Synovus et Loomis ont pris des dispositions pour que nous recevions un crédit provisoire pour l'argent liquide une fois qu'il est déposé dans le coffre-fort intelligent, de sorte qu'il est disponible pour notre utilisation immédiate. Cela nous a donné un avantage considérable dans la façon dont nous gérons notre trésorerie et notre fonds de roulement. »
Darlene Butler
Walton EMC’s accounting supervisor
La solution
Sélection de la solution de coffre-fort intelligent Tidel Series 4e
Walton EMC, en collaboration avec Loomis, a mis en place le coffre-fort intelligent Tidel Series 4e dans ses centres de paiement, intégrant des fonctions avancées pour une gestion sécurisée et efficace des espèces. Les coffres sont équipés d'une console couleur pour les commandes du système, de deux valideurs de billets, de cassettes de billets sécurisées, d'un coffre-fort pour les dépôts manuels et d'un distributeur de pièces et de billets en vrac, améliorant les capacités de rendu de monnaie, une caractéristique très appréciée par Walton.
Avantages pour le client
L'installation se déroule sans encombre
L'installation des coffres-forts intelligents Tidel Series 4e s'est faite en toute transparence dans tous les centres de paiement, les caissiers de Walton s'adaptant rapidement aux nouveaux systèmes. Cette transition en douceur a permis d'améliorer immédiatement le traitement des espèces et l'efficacité opérationnelle.
« Nos caissiers ont tout de suite adopté le système parce qu'il était facile à utiliser et intuitif. Ils ont apprécié le fait qu'il leur permettait d'obtenir de plus petites quantités de monnaie chaque fois qu'ils en avaient besoin, au lieu d'un rouleau entier de pièces. Ils ont également apprécié le fait de pouvoir déposer rapidement et facilement les excédents d'argent dans le coffre-fort. Cela leur évite de garder des excédents d'argent dans leurs tiroirs. Le système les aide également à fermer leurs tiroirs plus rapidement, ce qui leur permet de gagner du temps et de l'argent.
Darlene Butler
Superviseur comptable de Walton EMC
Précision et responsabilité accrues
L'adoption de la solution de coffre-fort intelligent Tidel Series 4e a considérablement augmenté la précision et la responsabilité dans la gestion de la trésorerie chez Walton. L'intégration du tableau de bord Loomis SafePoint® offre une vue d'ensemble des transactions, ce qui permet d'établir des rapports quotidiens détaillés et d'améliorer le contrôle opérationnel.
Conclusion
Aujourd'hui, le distributeur de pièces et de billets Tidel Series 4e et Bulk est un élément clé des opérations de Walton EMC. Il a automatisé les processus de gestion des espèces de Walton, éliminé la nécessité de faire une course quotidienne à la banque, amélioré la sécurité de ses employés et rationalisé son processus d'équilibrage des espèces, tout en augmentant la précision et la responsabilité. Il a également permis aux caissiers d'obtenir la monnaie exacte lorsqu'ils en avaient besoin, leur a évité d'avoir des excédents de liquidités dans leurs tiroirs et a réduit le temps nécessaire pour fermer un tiroir, ce qui a permis à la coopérative d'économiser du temps et de l'argent.
Walton EMC a prouvé que l'investissement dans un système de gestion de trésorerie éprouvé peut rapporter des dividendes intéressants pendant des années. Le système a automatisé ses processus de gestion de trésorerie, favorisé un environnement de travail plus sûr et plus sécurisé, et apporté une certaine tranquillité d'esprit, ce qui permet à la coopérative de mieux servir ses clients.
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