Centre Médical Meander
Gestion des espèces rapide, sûre et efficace
Comment le prestataire de soins de santé néerlandais Meander a optimisé l’ensemble de sa charge de travail de traitement des espèces
Objectifs d'affaires
Simplifier la gestion des espèces dans toutes ses installations.
Rationaliser les processus de gestion des espèces et améliorer l'efficacité opérationnelle.
Défis
- Gérer les paiements en espèces des patients et des visiteurs dans les pharmacies, les espaces de restauration et les parkings de l'hôpital.
Solutions
- SafeRecycler de Sesami, une solution de back-office pour le recyclage des billets et des pièces.
Résultats
Disponibilité 24h/24 et 7j/7
Les horaires de travail flexibles ne sont plus un problème : la solution Sesami est disponible 24 heures sur 24, toujours prête à distribuer des fonds de caisse et à recevoir des dépôts.
Réduction des coûts
Diminution de notre dépendance à l’égard des services de transport de fonds, ce qui nous a permis de réaliser des économies évidentes.
Rapports simplifiés
Des rapports de trésorerie faciles à générer fournissent une vue d’ensemble claire de toutes les transactions, améliorant ainsi la transparence et la responsabilité entre les départements.
Contexte
Le Centre Médical Meander est un fournisseur de soins médicaux de renom qui emploie plus de 3 000 professionnels et 200 spécialistes médicaux. Il gère des hôpitaux néerlandais et prodigue des soins à plus de 320 000 habitants locaux. Dans son rapport 2015, l’entreprise d'analyse des données médicales Elsevier a désigné Meander comme l’un des meilleurs hôpitaux des Pays-Bas.
À Amersfoort, le Centre Médical Meander possède un établissement de santé moderne qui a remporté de nombreux prix pour son approche de soins qui combine chambres individuelles, intimité des patients, lumière naturelle et proximité d’espaces verts.
Le défi
Les améliorations continuelles sont au cœur de la philosophie de fonctionnement de Meander, de sorte cet hôpital cherche en permanence des manières de rationaliser ses processus.
La gestion de l'établissement de santé d’Amersfoort implique une quantité surprenante de tâches de gestion des espèces. Alors que ce n’est clairement pas la priorité d'un prestataire de soins médicaux, la gestion des paiements en espèces effectués par les patients et les visiteurs auprès des pharmacies de l’hôpital, des zones d’accueil et des parkings pèse lourd sur les ressources, et s'accompagne de frais.
Ce centre médical avait besoin d'une solution qui simplifierait les processus en lien avec la manipulation des espèces dans tout l’hôpital, et qui créée un système rapide, sûr et efficace pour la gestion des espèces.
« La station pour la vente au détail de Sesami constitue un lien important de notre processus de gestion des espèces, et, tant qu'il y aura des paiements en espèce, ce sera une manière efficace de travailler pour nous »
La solution
Depuis 2013, pour gérer le traitement des espèces, cet hôpital utilise la station pour la vente au détail SafeCash de Sesami, une solution pour le back office qui permet de recycler les billets et les pièces.
Tous les services qui traitent des espèces sont connectés de manière centralisée, et les espèces issues chaque jour des pharmacies, des parkings et de l’hôpital lui-même sont traités en un seul et même lieu.
Le matin, cette station pour la vente au détail distribue automatiquement un mélange défini de dénomination pour chaque caisse, et, à la fin de la journée, c’est l’intégralité du tiroir d’espèces qui est placé dans la machine.
Les espèces ainsi déposées sont recyclées par la station pour la vente au détail, puis réutilisées en vue de préparer le fond de caisse pour le lendemain.
« Auparavant, les billets et les pièces passaient par plusieurs mains, et c’est une seule personne qui contrôlait les processus à la fin de la journée. C'était inefficace et la sécurité était faible. Le fait que les horaires de travail de nos différents départements sont flexibles n’est plus un problème parce que la station pour la vente au détail est disponible 24h/24 et 7j/7 et qu’elle peut distribuer les fonds de caisse et recevoir les paiements à tout moment. »
« Étant donné que l’argent circule et qu'il est à présent réutilisé à l’intérieur de notre établissement, nous commandons moins d’espèces aux transporteurs de fonds, ce qui permet de réduire clairement les coûts. De plus, comme le nombre d’opérations demandé aux transporteurs de fonds est ainsi limité pendant la collecte, ils ne restent que quelques minutes sur place. »
« La gestion de l’argent ne constitue pas la préoccupation principale des établissements de santé, et le fait que cette station pour la vente au détail prenne en charge une part importante du travail et augmente la sécurité constitue un avantage. De plus, on peut facilement établir des rapports sur les espèces qui rendent visibles la manière dont les transactions sont effectuées au cours d’une période donnée et par qui. »
« Récemment, nous avons reçu la visite de deux comptables qui nous ont dit que nous possédions un système de gestion des espèces de très grande qualité, ce que je prends personnellement comme un compliment ! »
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